E-faktura till kommunen

Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura) omfattar som huvudregel alla fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet till följd av en offentlig upphandling.

Hur kommer jag igång med e-faktura till Valdemarsviks kommun?

Kontakta er företagsbank och meddela att ni vill kunna e-fakturera Valdemarsviks kommun som är anslutna till PEPPOL, ett standardiserat sätt för e-fakturor.
Istället för en traditionell fakturaadress används ett ID-nummer som e-adress.
Valdemarsviks kommunkoncern har följande e-adresser via PEPPOLnätverket:

Valdemarsviks kommun: 0007-2120000431

Hur adresseras fakturan inom kommunen?
Alla fakturor måste innehålla en fakturareferens i form av en VV-kod som skrivs VV direkt följt av två till fem siffror. Kräv alltid beställarens VV-kod, förnamn och efternamn vid köp mot faktura.

Hur funkar PEPPOLnätverket?
Låt oss anta att Företag A ska skicka en e-faktura till Valdemarsviks kommun. De båda organisationerna har olika tekniska system för att hantera e-fakturor. Företag A har anlitat InExchange och Kommunen har i sin tur anlitat en annan operatör. PEPPOL förser InExchange och den andra operatören med ett mellansteg som tar fakturan till sin rätta mottagare.

Både InExchange och den andra operatören har varsin så kallad accesspunkt (e-adress) i PEPPOL. En brevlådefunktion kan man säga, lite förenklat. Mellan dessa accesspunkter finns en stor molnbaserad adressbok. InExchange skickar nu en faktura via sin accesspunkt. Den körs mot adressboken, som talar om vilken accesspunkt Företag B använder sig av, vilka fakturaformat som används och så vidare. Denna information går tillbaka till InExchanges accesspunkt, som nu kan skicka fakturan till den andra operatörens accesspunkt. Den andra operatören tar emot fakturan och vidarebefordrar den till Företag B.

Vid vilka upphandlingsförfaranden är lagen om e-faktura tillämplig?
Alla förfaranden, även vid direktupphandlingar.

Innebär lagen om e-faktura att det är förbjudet att betala kontant?
Nej, lagen om e-faktura reglerar endast vad som gäller vid inköp där betalning sker mot faktura. Lagen innebär inte något utökat krav på fakturering utan endast att fakturering ska ske elektronisk om den sker. Det innebär att om en leverantör inte utfärdar någon faktura så är lagen inte heller tillämplig.
Om den upphandlande myndigheten/enheten betalar för sitt köp direkt i butiken med användning av kontanter eller betalkort så blir lagen om e-faktura alltså inte tillämplig.

Vad gör kommunen om en leverantör ändå skickar en pappersfaktura?
I dagsläget kommer Valdemarsviks kommun godkänna fakturan och betala den enligt de fakturavillkoren som gäller vid betalning till leverantörer. Valdemarsviks kommun uppmanar dock alla leverantörer att ändra till e-fakturautskick för de som saknar stöd för e-faktura i sitt faktureringssystem finns en kostnadsfri portal. För att få tillgång till portalen skicka ett mail till ekonomi@valdemarsvik.se för att bli upplagd i portalen.

Gäller en mejlad PDF-faktura som e-faktura?
Nej, det är inte en godkänd e-faktura.